6 CÁCH GIÚP DOANH NGHIỆP QUẢN LÝ CÔNG NỢ HIỆU QUẢ

Quản lý công nợ là việc đặc biệt quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Quản lý công nợ tốt giúp các nhà quản lý doanh nghiệp nắm bắt dòng tiền của doanh nghiệp, từ đó đưa ra những phương án, chiến lược kinh doanh hiệu quả và phù hợp giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết được 6 cách giúp doanh nghiệp của bạn quản lý công nợ hiệu quả.

1. Quản lý công nợ là gì?

Quản lý công nợ là quá trình kế toán ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu khi bán dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng và các khoản phải trả cho nhà cung cấp khi doanh nghiệp mua hàng hóa nguyên vật liệu đầu vào. 

2. Các loại công nợ trong doanh nghiệp 

Trong doanh nghiệp, có 2 loại công nợ là công nợ phải thu và công nợ phải chi. Cụ thể: 

a) Công nợ phải thu 

Đây là các khoản phải thu từ khách hàng khi doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền. Bên cạnh đó, còn có các khoản phải thu khác như: phải thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ, bồi thường cơ sở vật chất do các nhân làm hỏng… 

b) Công nợ phải chi

Công nợ phải chi là các khoản phải trả người bán, nhà cung cấp như mua vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ… phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp chưa thanh toán cho bên bán. 

Doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả

3. Các cách giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả 

Làm sao để quản lý công nợ cho doanh nghiệp hiệu quả, cùng xem các cách dưới đây nhé: 

a) Thiết lập hệ theo dõi phù hợp

Xây dựng quy trình quản lý công nợ phù hợp với doanh nghiệp, trong đó quy trình cần đảm bảo: xác định rõ trách nhiệm của cá nhân làm việc với khách hàng, quy định cụ thể về cách thức và thời gian nhắc nhở khách hàng… Sử dụng phần mềm kế toán giúp kế toán công nợ làm việc hiệu quả hơn. 

b) Kiểm tra hóa đơn định kỳ

Kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu để tính tuổi nợ, phân loại các khoản nợ có vấn đề nhằm đưa ra các phương án xử lý kịp thời. 

c) Thông báo trước khi gửi khách hàng

Việc thông báo trước khi gửi hóa đơn bằng fax, email (bản scan) cho người có trách nhiệm mua hàng của đối tác là cách tránh được tình trạng thất lạc hóa đơn – ảnh hưởng đến thời gian thanh toán đơn hàng của bên mua cũng như thời điểm thu hồi công nợ của doanh nghiệp. 

d) Gọi điện thoại nhắc nợ

Kế toán công nợ nên nhắc khách hàng thanh toán khoản nợ trước 5-10 ngày qua điện thoại hoặc email với kịch bản cụ thể để khách hàng cảm thấy thoải mái. Chú ý, nên tránh gọi nhắc nợ vào các ngày đầu tháng, đầu năm và buổi sáng sớm để tránh gây ra điều khó chịu cho đối tác. 

e) Cẩn thận ghi chép, cập nhật thông tin về khách hàng

Kế toán công nợ nên ghi chép hoặc nhập liệu đầy đủ, chính xác thông tin. Nhờ đó, có thế ứng biến kịp thời với từng trường hợp khách hàng, các khoản phải thu và khoản phải thanh toán. Và đưa ra các biện pháp thu hồi nợ khi cần thiết, tránh để xảy ra tình trạng khách hàng nợ quá lâu, chiếm dụng vốn. 

f) Duy trì tốt các mối quan hệ

Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và cách phòng ban giúp quá trình thu hồi nợ và giải quyết các vấn đề của kế toán trở lên dễ dàng hơn. Không chỉ dừng lại ở việc đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn, bộ phận thu hồi nợ của công ty nên gửi thêm các chương trình chiết khấu, khuyến mãi hay các thông tin mới về sản phẩm… để duy trì mối quan hệ tốt với đối tác. 

Hy vọng bài viết trên sẽ mang đến những thông tin bổ ích, giúp các bạn có 1 ngày làm việc hiệu quả!