CÁCH XỬ LÝ CÁC TRƯỜNG HỢP VIẾT SAI HÓA ĐƠN

Kể từ ngày 1/6/2014 theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính hướng dẫn cụ thể như sau:

Thường sẽ có các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT như sau:

1.Viết sai HĐ chưa giao cho khách hàng

a. Chưa xé ra khỏi cuống.

– Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn.
– Rút kinh nghiệm: tham khảo thật kỹ các thông  tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng ( nếu có)…cần viết trên hóa đơn để viết đúng.

b. Đã xé khỏi cuống

– Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.

– Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.

– Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai – kẹp tại cuống của quyển hóa đơn

(Chú ý vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé – Theo khoản 1 điều 20 của TT 39/2014/TT-BTC)

2.Viết sai hóa đơn đã giao cho KH

a. Chưa kê khai thuế:

– Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế thì việc kế toán cần làm là:

+ Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập

Theo mẫu sau: Mẫu biên bản thu hồi đã lập sai.

( Chú ý: không sử dụng biên bản hủy hóa đơn như trước nữa nhé).

( Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.)

+ Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.

(Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi))

– Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế.

Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai- hạch toán.

– Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.

b. Đã kê khai thuế:

– Hóa đơn viết sai (ảnh hưởng đến yếu tố tiền: đơn giá, thành tiền, thuế suất….) là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường,
Vì vậy, trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì thực hiện xử lý như sau:
+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót : Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…

(Hướng dẫn ở điểm C này dành cho hóa đơn ghi sai đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế mà hóa đơn viết sai đó đã dùng để kê khai thuế)

Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

 – Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

+ Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.

 Hướng dẫn cách xử lý viết sai hóa đơn trong 1 vài trường hợp đặc biệt mà 2 bên đã kê khai thuế:

TH1: Hóa đơn viết sai tên công ty địa chỉ:
– Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 của Thông Tư 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/2/2015 nhưng có hiệu lực từ ngày 1/1/2015, hướng dẫn Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.

TH2: Hóa đơn viết sai (không ảnh hưởng đến yếu tố tiền: MST, số tiền bằng chữ, ngày tháng… )

Tại điểm b, khoản 7, điều 3 của TT 26/2015/TT-BTC nhấn mạnh “Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán”

– Đây là tiêu thức bắt buộc phải chính xác. Do đó khi các bạn viết hóa đơn mà ghi sai  Mã Số Thuế của người mua thì ngoài việc các bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, các bạn còn phải lập hóa đơn điều chỉnh giao cho người mua.
– Cụ thể khi lập hóa đơn điều chỉnh MST của người mua các bạn cần chú ý như sau: 

+ Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
+ Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
+ Tại tiêu thức: “Tên hàng hóa, dịch vụ” các bạn ghi: Điều chỉnh mã số thuế đã ghi tại hóa đơn số …. ký hiệu… ngày.. tháng …. năm..
+ Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.

- Kê khai thuế: cả 2 bên đều không phải kê khai thuế đối với HĐ điều chỉnh này. Hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh được kẹp cùng với hóa đơn viết sai đó.