Muốn trở thành kế toán giỏi cần có 5 nghiệp vụ văn phòng

Là một kế toán giỏi ngoài nghiệp vụ và những kỹ năng chuyên môn cần có. Bạn vẫn rất cần những nghiệp vụ văn phòng - những kỹ năng thiết yếu sẽ hỗ trợ rất nhiều cho công việc của chính bạn. Vậy những nghiệp vụ đó là gì? Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về những nghiệp vụ cần chuẩn bị cho hành trang bước vào con đường kế toán chuyên nghiệp.

Luôn rèn luyện óc tổ chức

Bạn có biết chính xác chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm ở đâu không? Bạn có biết bạn sẽ làm gì 9h sáng ngày mai hay không? Liệu bạn có nhớ hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không? Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi trên và nếu bạn trả lời là: không hoặc không biết thì hiện tại bạn đang là người chưa có óc tổ chức công việc.

Vậy đâu là giải pháp cho vấn đề này! Thật đơn giản khi chỉ gói gọn trong hai từ: rèn luyện. Những việc sẽ phải làm, bạn sẽ viết tất cả ra và làm theo những công việc cần thực hiện đã viết. Luôn dành cho mình 1 không gian làm việc được sắp xếp sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc hay những vật dụng trong gia đình điều có mục đích riêng của nó. Đối với những vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của tôi thì việc tốt nhất chính là xếp chúng ra chỗ khác.

Sử dụng thành thạo lịch làm việc

Ngày này, công nghệ ngày càng phát triển và được ứng dụng một các rộng rãi. Hiện tại có rất nhiều người sử dụng được đa dạng các phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như lịch để bàn điện tử; sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng (Microsoft Schedule); ghi vào lịch để bàn; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động… Tuy nhiên cho dù hiện đại đến thế nào, tất cả những thứ đó vẫn chưa thay thế được phương pháp truyền thống, vô cùng đơn giảnnhưng cũng rất hiệu quả, đó là: một cuốn sổ và một chiếc bút- một thói quen thật sự cần có ở một người kế toán chuyên nghiệp

Gạch đầu dòng liệt kê những việc bạn sẽ làm và sau khi đã thực hiện chúng lần lượt từng việc dùng bút gạch đi. Lịch làm việc như một vật bất ly thân của bạn, nó luôn đồng hành cùng bạn mọi nơi, mọi lúc, dù là lên thư viện, đi làm hay đi học thêm. Hơn nữa, nếu chỉ dùng máy tính thật sự cũng không phải hoàn toàn có lợi bởi lâu dần  bạn sẽ trở nên rất phụ thuộc vào nó. Nếu xảy ra trường hợp mất điện, trục trặc phần mềm hay virus việc mất các dữ liệu quan trọng là điều không thể tránh được.

Tài liệu trong máy tính luôn được sắp xếp hợp lý

Màn hình máy tính  hay còn được gọi là desktop (mặt bàn). Việc quan trong mà bạn cần thực hiện đó là  là phải bày biện mặt bàn đó một cách thật thuận tiện, bố trí tài liệu hợp lý vào các ngăn kéo để bạn sẽ tìm được ngay khi bạn cần mà không phải tốn thời gian tiềm kiếm. Và một trong những cách rất hiệu quả chính là cách tổ chức theo dạng thư mục hình cây.

Đối với từng thư mục bạn nên tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy vừa có thể  tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm vừa giúp bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt , tuyệt đối không nên nhét hết tất cả các tệp vào My documents. Việc ghi lại các thư mục, các tệp tài liệu không những giúp bạn dễ tìm  tài liệu hơn cũng như quản lý tốt hơn.

Sắp xếp bàn làm việc luôn được sắp xếp gọn gàng

Chia sẻ phía trên là đối với bàn làm việc ảo còn trong phần này là đề cập đến việc bạn cần phải sắp xếp mặt bàn làm việc thật.

Bàn làm việc luôn đòi hỏi sự gọn gàng và một ít tài liệu trên đó. Không ít người vẫn có thói quen để bàn làm việc của mình như một biển tài liệu chất ngất, nhìn vào bàn làm việc bạn chỉ thấy choáng vì không biết bắt đầu từ việc gì. Đối với những thứ thường xuyên sử dung như văn phòng phẩm bạn phải đặt ở những vị trí dễ lấy, dễ sử dụng.

Tạo thói quen sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc

Có bốn phương pháp cơ bản để tạo nên thói quen sắp xếp thứ tựưu tiên của từng công việc cho bạn.  Đó là:

Đánh số  theo độ khẩn cấp: đối với những việc rất gấp đánh số (1), còn những việc bình thường đánh số (2), và đánh số (3)cho những việc không gấp.

Đánh dấu công việc bằng viết: việc cần làm ngay dùng bút đỏ đánh dấu, còn đối với những  việc bình thường thì bạn dùng bút xanh, cuối cùng chính là những việc có thể làm sau sẽ dùng bút đen.

Sử dụng các cặp tài liệu có màu khác nhau để phân loại các giấy tờ công việc: Cũng tương tự như những cách trên: cho vào cặp màu đỏ đối với những việc khẩn cấp; việc bình thường thì bạn cho vào cặp màu xanh; còn những việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, qua thời gian các sếp sẽ biết được ám hiệu đó và căn cứ vào đó để ưu tiên  xử lý ngay những việc khẩn cấp.

Sử dụng các phương pháp kỹ thuật để xác định mất bao lâu để hoàn thành công việc: có rất nhiều phương pháp  hỗ trợ bạn trong công việc này nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ Găng.

Nguồn: ST-