Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn GTGT qua mạng lần đầu

Chú ý: Doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn đặt in phải làm thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn gửi cho cơ quan thuế. (Nếu chưa làm thông báo phát hành hoá đơn mà đã sử dụng hoá đơn, thì bị phạt từ 6.000.000 - 18.000.000 đ theo Thông tư 10/2014/TT-BTC).

 

Theo Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định việc thông báo phát hành hóa đơn cụ thể như sau:

 

1. Hồ sơ thủ tục cần làm:

 

- Thông báo phát hành hoá đơn theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 26/2015/TT-BTC.

Mẫu tải tại đây: Mẫu TB01/AC Thông báo phát hành hoá đơn

(Hoặc các bạn làm trên phần mềm HTKK chi tiết xem tại phần dưới nhé)

- Hoá đơn mẫu (do nhà in cung cấp)

- Quyết định được sử dụng hóa đơn đặt in do Cơ quan thuế cấp (Khi DN nộp hồ sơ xin sử dụng hóa đơn đặt in, thì cơ quan thuế  sẽ kiểm tra và quyết định có được sử dụng hay không)

 

2. Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm:

-  Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)),

- Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in),

- Ngày lập, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

 

3. Hóa đơn mẫu:

-  Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.

 

4. Thời hạn nộp thông báo phát hành hóa đơn:

 

Trước ngày 12/6/2017:

- Nộp trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý chậm nhất năm (05) ngày trước khi Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn. Và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.

 

Từ ngày 12/6/2017

 

Theo Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:

“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn."

- Từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

 

- Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”

 

- Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

- Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn.

 

5. Cách nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

 

Những thứ cần chuẩn bị:

- Thông báo phát hành hóa đơn dạng XML (làm trên phần mềm HTKK)

- SCAN hóa đơn mẫu và Quyết định được sử dụng hóa đơn đặt in -> Đính kèm vào File Word

- Token (Chữ ký số)

 

BƯỚC 1: Nhập Thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK

 - Đăng nhập vào phần mềm HTKK -> Mục "Hóa đơn" -> "Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)

 

 

- Tiếp theo, các bạn nhập các Thông tin vào Thông báo phát hành hóa đơn:

  

 

- Sau khi đã nhập xong các bạn chọn mục "Kết xuất XML" (Các bạn nên lưu ngay ngoài màn hình Destop để dễ tìm)

 

BƯỚC 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

 - Đăng nhập vào Webstie: nhantokhai.gdt.gov.vn(Phải mở bằng trình quyệt Internet Explorer) -> "Đăng nhập bằng MST của DN" -> Chọn mục "Tài khoản" -> "Đăng ký thêm tờ khai"

 

 - Tiếp theo: Chọn "TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn" -> "Tiếp tục"

 

 - Như vậy là các bạn có thể nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng được rồi.

 

BƯỚC 3:  Nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng:

 

-> Vào mục "Nộp tờ khai" -> "Tài lên" (Các bạn làm giống như việc nộp Tờ khai thuế GTGT bình thường thôi nhé)

 

BƯỚC 4: Nộp hóa đơn mẫu và Quyết định được sử dụng hóa đơn đặt in qua mạng:

 

- Các bạn phải SCAN hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn đặt in do Cơ quan thuế cấp, sau đó các bạn đính kèm vào File Word

- Cách nộp file Word đó qua mạng như sau:

+/  Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn (như hướng dẫn bên trên) - > Vào mục "Tra cứu" -> "TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn"

 

 

 

+/ Tiếp đó các bạn chọn mục "Gửi phụ lục đính kèm"

 

  +/ Tiếp đó các bạn chọn file Word đính kèm hóa đơn mẫu để nộp -> Ký nộp là xong nhé

 

LƯU Ý:

- Sau 2 ngày các bạn phải kiểm tra xem đã được phát hành chưa, rồi mới sử dụng nhé.

 

Cách kiểm tra như sau:

- Vào webstie: Tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra xem tình trạng của hóa đơn đã được sử dụng hay chưa. 

-> Nếu thấy có kết quả (đầy đủ thông tin, được phát hành)  -> Được phép sử dụng

-> Nếu chưa thấy thông tin gì -> Các bạn phải in bản cứng Thông báo phát hành hóa đơn + Hóa đơn mẫu -> Đi nộp trực tiếp cho Cơ quan thuế.

 

 

Sau khi đã có thể sử dụng được hóa đơn GTGT, điều các bạn kế toán cần quan tâm đó là khi viết hóa đơn các bạn cần viết chính xác,