Cách lập chứng từ kế toán (Phiếu thu + Phiếu chi)

 

Chứng từ kế toán là căn cứ dùng để ghi sổ kế toán. Có nhiều loại chứng từ, gồm phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hay hoá đơn tài chính. Chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách lập một số chứng từ tiêu biểu gồm phiếu thu, phiếu chi và hoá đơn tài chính.

 

 

1. Phiếu thu:

 

 

 

- “Đơn vị”, “Địa chỉ”: ghi đầy đủ thông tin của doanh nghiệp

 

- “Ngày tháng năm”: thời gian lập phiếu

 

- “Quyển số”, “Số”: Trong mỗi phiếu thu ghi số quyển và số của từng phiếu thu. Số phiếu phải được đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán.

 

- “Nợ”, “Có”: Ghi nhận bút toán Nợ-Có cho nghiệp vụ thu tiền phát sinh.

 

- “Họ tên người nộp tiền”, “Địa chỉ”: đây là những thông tin liên quan đến người nộp tiền

 

- “Lý do nộp”: ghi rõ nội dung: thu tiền bán hàng, thu tiền tạm ứng còn thừa…

 

- “Số tiền”: ghi số tiền bằng số và bằng chữ

 

- “Kèm theo”: ghi số hoá đơn gốc kèm theo để dễ theo dõi và quan lý.

 

Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ nội dung và ký tên vào Người lập phiếu, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng soát xét và Giám đốc ký duyệt, chuyển cho Thủ quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, Thủ quỹ ký tên, ghi nhận vào Đã nhận đủ số tiền, đồng thời Người nộp tiền ký vào Phiếu thu và ghi rõ họ tên.

 

Nếu là thu ngoại tệ thì phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ, và tính ra số tiền được quy đổi. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi nhận vào Sổ quỹ tiền mặt, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán.

 

2.     Phiếu chi:

 

 

 

Mẫu phiếu chi:

 

 

Cách thức lập và lưu phiếu chi tương tự như phiếu thu.

 

 

3. Hóa đơn tài chính

 

Mẫu hoá đơn tài chính:

 

- “Ngày.. tháng.. năm..”: là ngày bán hàng, ngày chuyển giao quyền sở hữu

 

- “Đơn vị bán hàng”, “Địa chỉ”, “Điện thoại”, “Mã số thuế”, “Tài khoản số”: Đây là những thông tin của doanh nghiệp khi bán hàng. Kế toán cần ghi nhận theo đúng giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp

 

- “Họ tên người mua”, “Địa chỉ”, “Điện thoại”, “Mã số thuế”, “Tài khoản số”: Đây là những thông tin của người mua hàng, và kế toán cần ghi nhận một cách chính xác.

 

- “Hình thức thanh toán”: tuỳ theo người mua sẽ thanh toán theo hình thức nào: tiền mặt, chuyển khoản…

 

- “Thứ tự”: ghi số thứ tự mặt hàng

 

- “Mã”: đây là mã hàng hoá mà kế toán theo dõi cho từng mặt hàng

 

- “Tên hàng hoá”: kế toán cần ghi rõ tên của loại hàng hoá, tránh ghi chung chung, hay viết tắt

 

- “Đơn vị tính”: hàng hoá nhập vào theo đơn vị nào thì cần xuất bán ra như vậy: cái hoặc chiếc…

 

- “Số lượng”: theo số lượng thực tế hàng bán ra

 

- “Đơn giá”: ghi giá chưa thuế

 

- “Thành tiền”: ghi giá trị = Số lượng * Đơn giá

 

- “Thuế GTGT”: ghi mức thuế suất áp dụng đối với mặt hàng bán ra

 

- “Tiền thuế”: Số tiền thuế GTGT = Tổng tiền hàng * Mức thuế GTGT

 

- “Tổng cộng thanh toán”: giá trị thanh toán = Tổng tiền hàng + Tiền thuế GTGT

 

- Đồng thời ghi nhận số tiền bằng chữ

 

- “Người bán hàng”: Giám đốc sẽ ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên

 

- “Người mua hàng”: Đơn vị mua hàng sẽ ký tên. Riêng trong 1 số trường hợp, người mua hàng không trực tiếp đến mua thì người bán hàng có thể ghi nhận là Bán hàng qua điện thoại, qua email, fax…

 

Hoá đơn tài chính được lập thành 3 liên:

 

• Liên 1: lưu tại quyển số hoá đơn

 

• Liên 2: giao cho người mua hàng

 

• Liên 3: lưu nội bộ

 

Lập chứng từ kế toán là một công việc không thể thiếu của quá trình kế toán. Tuy nhiên, việc lập sao cho đúng, đủ và chính xác lại là một vấn đề gây nhiều khó khăn cho các nhân viên kế toán hiện nay. Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp các bạn thực hành công việc kế toán một cách đơn giản và dễ dàng hơn.