Cách xử lý tiền mặt tồn trên sổ sách nhiều so với thực tế

Cách xử lý tiền mặt tồn trên sổ sách nhiều so với thực tế

Lượng tiền mặt tồn quỹ nhiều có thể do nhiều nguyên nhân nhưng mà chủ yếu là do Công ty có 2 hệ thống sổ sách kế toán - chi tiền nhưng mà không có chứng từ nên không hạch toán, không góp vốn nhưng hạch toán phiếu thu ảo, hoặc hạch toán liên quan đến công nợ bị thiếu... (các vấn đề này thường xảy ra ở các doanh nghiệp nhỏ - DNTN, Công ty TNHH... ). Vậy, xử lý trường hợp này như thế nào? ở bài viêt này Kế toán Đức Huy xin chia sẻ với các bạn nguyên nhân và cách xử lý tiền mặt tồn trên sổ sách nhiều so với thực tế:

1. Nguyên nhân:

- Các công ty khi thành lập phải đăng ký vốn điều lệ và phải góp đủ trong vòng 90 ngày. Khi góp vốn, vì không có đủ số tiền theo đăng ký,  Kế toán thường làm bút toán góp vốn bằng tiền mặt với toàn bộ số vốn đăng ký. Và từ đây, lượng tiền thực tế thì ít, mà lượng tiền trên sổ sách thì nhiều.

- Nhiều khoản chi không có hóa đơn tài chính, không có chứng từ hợp lệ. Dẫn đến kế toán không hạch toán sổ sách. Như vậy tiền thực tế cứ giảm đi, mà tiền sổ sách thì lại không giảm.

- Có thể do sai lệch công nợ với khách hàng: đã thanh toán, nhưng lại chưa hạch toán kế toán, hoặc chưa thu tiền nhưng lại hạch toán đã thu bằng tiền mặt (thường ít xảy ra hơn)

…

2. Cách xử lý:

- Rà soát lại toàn bộ hệ thông sổ sách kế toán.

- Trường hợp, nếu ngay từ ban đầu phát hiện tiền góp vốn không đủ so với điều lệ đăng ký thì có thể tư vấn cho Sếp làm thủ tục giảm vốn điều lệ xuống (nếu được).

- Làm thủ tục cho các đối tượng là cá nhân vay tiền của công ty không lấy lãi (nên là người trong Công ty thôi nhé). Nếu làm điều này, bạn cần kiểm tra xem Cty bạn có đăng đi vay ngoài hay không. Hoặc làm thủ tục tạm ứng cho nhân viên (chỉ xử lý được với số tiền nhỏ và trong ngắn hạn)

- Nếu tiền dư là do không hạch toán các khoản chi không có chứng từ thì có thể hạch toán bổ sung vào sổ sách các khoản đó, nếu được thì bổ sung luôn chứng từ hợp lệ để đưa vào chi phí tính thuế TNDN. Còn không thể bổ sung chứng từ thì vẫn hạch toán vào chi phí nhưng nên theo dõi riêng để loại ra các chi phí không hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.

- Nếu là do không hạch toán những khoản không có hóa đơn, chứng từ, thì bạn có thể xem xét việc lấy hóa đơn đầu vào để hợp thức những khoản đó. Nếu không xử lý thành hợp lý được thì bạn có thể vẫn cứ hạch toán để làm giảm tiền mặt, nhưng phải theo dõi riêng những khoản này, để sau này tách khỏi tổng chi của doanh nghiệp khi quyết toán TNDN.

- Kiểm tra đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp…

- Bạn có nên xem xét đến trường hợp mua sắm ảo thêm các tài sản, công cụ, chi phí… để làm giảm tiền mặt

- Nếu không lựa chọn được phương án nào ở trên thì đành để nguyên số tiền mặt ảo trên sổ sách như vậy thôi. Nhưng cần đảm bảo rằng công ty mình không có món lãi vay phải trả nào phát sinh, hoặc có phát sinh nhưng không được hạch toán vào chi phí hợp lý phần lãi vay đó.

- Trường hợp hạch toán thiếu Công nợ, các khoản Công nợ đã thanh toán nhưng mà chưa hạch toán vào sổ sách, do đó bạn nên rà soát lại hàng tồn kho của mình và công nợ thông qua các hình thức kiểm kê, gửi đối chiếu công nợ...

Trên đây là những kinh nghiệm về việc xử lý tiền mặt tồn trên sổ sách quá nhiều so với thực tế (tiền mặt ảo). Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp phải tình trạng tiền mặt ảo như trên thì có thể cân nhắc lựa chọn phương án giải quyết phù hợp nhé.

Chúc bạn may mắn!