Hướng dẫn đóng dấu giáp lai và dấu treo chuẩn theo quy định

• Các con dấu sử dụng rộng rãi tại Việt Nam và có nhiều hình dạng khác nhau điển hình như:

- Dấu tròn áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước... thể hiện tư cách pháp nhân (tư cách pháp lý) hợp pháp của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đã đăng ký với cơ quan nhà nước. Thông thường các dấu tròn do cơ quan công an cấp và kèm theo giấy chứng nhận mẫu dấu.

- Dấu hình vuông là hộ kinh doanh cá thể (không có giấy chứng nhận mẫy dấu) …

• Đối với quy cách đóng dấu giáp lai và dấu treo theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP được quy định như sau:

1. Đóng dấu giáp lai.

Dấu giáp lai là con dấu dùng để đóng lề trái hoặc phải của tài liệu bằng 2 tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu có thể đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

2. Đóng dấu treo.

Dấu treo là con dấu cơ quan, tổ chức dùng để đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu treo trên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản hành chính.

Việc đóng dấu treo trên văn bản giấy cũng do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Các tổ chức, cá nhân thực hiện các công tác văn thư cần lưu ý về quy định này để trình bày văn bản hành chính hoặc văn bản của cơ quan nhà nước đúng thể thức và quy cách theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Việc đóng dấu và sử dụng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản.