NHỮNG TÍNH NĂNG CỦA TIN HỌC VĂN PHÒNG

NHỮNG TÍNH NĂNG CỦA TIN HỌC VĂN PHÒNG

 

Tin học văn phòng là một trong những kỹ năng mềm quan trọng và cần thiết nhất hiện nay. Bởi vậy, thành thạo tin học văn phòng chính là lợi thế lớn cho bạn không chỉ trong trường lớp, khi xin việc, khi làm bất kỳ công việc nào sử dụng máy tính, hay thậm chí khi các bạn đã là một nhà quản lý.

 

Đôi nét về tin học văn phòng – kỹ năng không thể thiếu:

 

• 90% các nhà quản lý trên thế giới đều sử dụng excel hằng ngày để quản trị.

 

• Phần lớn mọi người không nhận thức được tầm quan trọng của Microsoft Office Word – Excel – Powerpoint vì chỉ sử dụng được 5-10% công dụng thật sự của bộ ứng dụng này.

 

• Sử dụng tin học văn phòng Word – Excel – Powerpoint là một kỹ năng không thể thiếu ở nơi công sở.

 

Các kỹ năng cơ bản sử dụng vi tính văn phòng, làm quen bàn phím máy tính:

 

• Làm quen với thao tác đánh mười ngón, đặt vị trí ngón tay, vị trí các dấu trong văn bản.

 

• Công dụng của các phím chức năng: Enter, Backspace, Ins,…

 

• Sử dụng các phím tắt (Shortcut keys) trên bàn phím máy tính: Copy - Ctrl + C, Paste – Ctrl + V, Print – Ctrl + P, auto correct – Alt + T + A, …

 

 

Nội dung chi tiết của từng kỹ năng Word – Excel – Powerpoint

 

• Kỹ năng Microsofft Word:

 

Microsoft Word còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biến hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn.

 

Ngoài ra,  Microsoft Word còn có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng. Các phiên bản của word thường lưu tên tệp tin với đuôi là .doc với các bản Office trước bản 2007 hay .docx đối với Office 2007, 2010 trở đi.

 

Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các tập tin văn bản thô (.txt) và cũng có thể làm việc với các định dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản (.html), thiết kế trang web.

 

- Nhập liệu văn bản, định dạng đoạn văn, văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng việt, font, cỡ chữ, màu chữ.

 

- Lập, chèn và định dạng bảng: Bullet, Numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng…

 

- Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art

 

- Chèn ký tự: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote)

 

- Thiết lập in: khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản.

 

- Trộn văn bản: Mail merge

 

- Bảo mật file: Đặt password cho văn bản

 

 

• Kỹ năng Microsoft Excel:

 

-          Là chương trình xử lý bảng tính.

 

-          Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng có giao diện rất thân thiện với người dùng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm. Đặc biệt, rất có ích cho những bạn là kế toán..

 

• Tạo bảng tính, định dạng dữ liệu bảng tính: định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)…

 

• Định dạng tự động: định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…)

 

• Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now,…

 

• Sử dụng lọc dữ liệu (Filter): lọc theo yêu cầu.

 

• Vẽ biễu đồ: Chart

 

• Tạo Link: Hyperlink

 

• Thiết lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file.

 

• Và còn rất nhiều ứng dụng khác…

 

• Kỹ năng Microsoft Powerpoint:

 

Gồm bộ soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu:

 

 

• Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biều đồ trong Powerpoint: Shapes, Smart art, Chart

 

• Tạo link: Hyperlink

 

• Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design

 

• Tạo hiệu ứng amination

 

• Sử dụng slide master

 

• Bảo mật file

 

• Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF

 

Đối với nhân viên văn phòng, sử dụng Microsoft office là một trong những kỹ năng tối thiểu nhất bắt buộc phải có. Vì vậy, mỗi nhân viên đều cần tự trau dồi thêm kiến thức về tin học cho mình. Học tin học không khó, chỉ cần bạn tập trung và thường xuyên thực hành thì bạn sẽ thành thạo.